Nový mesiac

V programe HERKULES je najmenším účtovným obdobím jeden mesiac. Nie je podmienkou, že účtovať sa môže iba jeden mesiac a až po jeho uzavretí, t.j. zúčtovaní všetkých dokladov za dané obdobie, môžeme začať účtovanie nového obdobia.

Prechodom z aktuálneho obdobia - mesiaca na nasledujúci sa údaje za práve uzatváraný mesiac VYBERÚ Z Denníka účtov A ULOŽIA DO ARCHÍVNEHO SÚBORU. Ide len o údaje Denníka účtov, t.j. zoznam účtovných operácií v aktuálnom mesiaci. Ostatné evidencie zostanú nezmenené, pretože v takej knihe faktúr potrebujeme ešte sledovať aj naďalej saldo konto faktúr aj niekoľko mesiacov dozadu. Výhodou tohoto odloženia údajov je v tom, že raz odkontrolované údaje tohoto mesiaca sa dajú do archívu a každé neskoršie účtovanie doň je indikované kontrolným programom ako chybné. Takto sa neskôr vyvarujeme opätovnému prezeraniu účtovných operácií už raz kontrolovaného mesiaca.

Ak by sme odkontrolovaný mesiac takto nearchivovali, museli by sme neskôr po zistení nezrovnalostí v účtovaní daného mesiaca opäť ho celý prekontrolovať a nájsť chybné zúčtovanie. Takto sa vyhneme zbytočnej a namáhavej práci. Túto voľbu odporúčame použiť aj vtedy, ak napríklad nám chýba iba niekoľko nepodstatných dokladov z aktuálneho mesiaca, ktoré má vedúci pracovník pri sebe. Ten je však na služobnej ceste a vráti sa o niekoľko dní. Preto po odkontrolovaní správnosti účtovných operácií, uzavrieme aktuálny mesiac. Týmto vybratím a zarchivovaním údajov zabránime, aby sme nevedomky nenaúčtovali ďalšie operácie do už odkontrolovaného mesiaca. Po návrate vedúceho pracovníka zo služobnej cesty a jeho odovzdaní príslušných dokladov sa vrátime späť do predchádzajúceho - už uzavretého - mesiaca (viď nasledujúcu kapitolu). Vrátením o jeden mesiac späť vrátime aj archivované účtovné operácie späť do Denníka účtov. Doúčtujeme chýbajúce doklady a opäť uzavrieme mesiac.

Týmto zarchívujeme doplnený mesiac s predtým chýbajúcími dokladmi. Takto zabránime zbytočnej a namáhavej práci, ktorá súvisí z hľadaním chybného zúčtovania. Táto metóda je vhodná hlavne pre vedúce účtovníčky vo veľkých firmách pri sieťovej verzii programu HERKULES, kedy sa na účtovaní podieľa väčší počet účtovníčok a tak je možnosť chýb väčšia.

Táto voľba spôsobí odpamätanie aktuálneho mesiaca, hodnota ktorého je indikovaná hneď pri vstupe do modulu Účtovníctvo. Pred vykonaní prechodu na nový mesiac si nemusíme dávať výpisy účtovných zostáv za aktuálny mesiac. Program umožňuje ich spätný výpis aj po uzavretí mesiaca. Predtým ako program vykoná prechod na nový mesiac spojený s vymazaním účtovných operácií z Denníka účtov a ich archivovaním, sa program ubezpečí o našej voľbe týmto výpisom na obrazovke :