Účtový rozvrh

Je to číselník účtovníctva, ktorý obsahuje zoznam všetkých používaných účtov s niektorými doplnkovými informáciami. Účtový rozvrh je základom, z ktorého si program vyberá potrebné účty. Preto je potrebné, aby pred začatím práce s programom si každý úžívateľ vypracoval vlastný účtový rozvrh.
Aby sme si po inštalácii mohli program HERKULES vyskúšať, je s jeho inštaláciou dodaný ukážkový účtovný rozvrh. TENTO ROZVRH NEZODPOVEDÁ POŽIADAVKAM ZÁKONA O ÚČTOVNÍCTVE A UŽÍVATEĽ SI MUSÍ ZADAŤ PRED POUŽÍVANÍM PROGRAMU SVOJ VLASTNÝ ÚČTOVNÝ ROZVRH. So zmenou účtovného rozvrhu musíme zmeniť aj Prepojovacie účty, kde sú zadefinované zúčtovania základných účtovných operácií používané programom pre automatické zúčtovanie v jednotlivých agendách. Bližší popis významu a používania prepojovacích účtov je v kapitole Nastavenie prepojovacích účtov.
Ak máme už dopredu vypracovaný vlastný rozvrh, je asi účelnejšie vymazať celý inštalovaný rozvrh, postupom z kapitoly Práca s oknom - Inicializácia databanky, a napísať si celý vlastný rozvrh.

Položky databanky Účtová osnova :

Označenie účtu - číslo účtu. Môže to byť číslo triedy, číslo skupiny, syntetický účet alebo účet s kompletnou analytikou na 6 číslic.
Názov účtu - slovný popis účtu
Účel účtu - ktoré označuje používanie, či význam účtu. Môžu tu byť len tieto 2 hodnoty:
informačný - Tak označujeme účty, ktoré sú len informačné napr. názov triedy účtov apod. Na takto označené účty v programe nemôžeme účtovať. Sú to v podstate texty, ktoré sa používajú v účtovných zostavách určených hlavne pre vedúcich pracovníkov, ktorým čísla účtov nič nehovoria a potrebujú k nim vysvetľujúci text. Toto označenie budú mať syntetické účty, ktoré sa pri účtovaní nepoužívajú, ale ako vysvetľujúci text v účtovných zostavách pri medzisúčtoch za syntetický účet alebo triedu.
POZOR !!! Často sa stáva, že zákazníci v tejto časti označia syntetickú časť účtu ako používanú, t.j. nedajú jej účel INFORMAČNÝ, a potom pri zostave Súvaha nemajú predpokladané hodnoty v jednotlivých riadkoch. Je to preto, že program považuje takto označený účet za aktívny, t,j, účet ktorý sa používa pre priame účtovanie v Denníku účtov. Preto ak sa uvedie v zostave Súvaha, neberie sa iba ako syntetická časť účtu, ale ako konkrétne používaný účet. Keďže sa pre priame účtovanie tento účet nepoužíva, len sme sa pomýlili v označení syntetickej časti účtu tým, že sme ho neoznačili účelom INFORMAČNÝ, budeme mať v zostave Súvaha v takto označenom riadku hodnotu nula.
platný - Toto je najbežnejšie používané označenie účtu. Označujeme ním účty na ktoré sa účtuje.

Ďalšími položkami je daný účet členení podľa DOPLNKOVEJ ANALYTIKY. Vyplnenie týchto položiek závisí od nastavenia doplnkovej analytiky. Toto je popísané v kapitole Číselník doplnkovej analytiky.

O základnom triedení nám hovoria následovné položky:
Sledovanie STREDISKA - Táto položka má povolené hodnoty "ÁNO" a "NIE". Medzi nimi sa prepíname klávesou "MEDZERNÍK". Ak chceme, aby bol účet členení podľa strediska, zadáme tu hodnotu "ÁNO".
Aut.hodnota STREDISKA - Ak sledujeme daný účet podľa strediska, budeme musieť pri účtovaní bezpodmienečne uvádzať aj číslo strediska, ktorému účtovný doklad patrí. Ak chceme pri danom účte, aby nám program stále ponúkal to isté číslo strediska, tak ho tu vyplníme, alebo ho môžeme vybrať zo zoznamu stredísk stlačením klávesy F6.
Sledovanie ZAKÁZKY - Podobne ako pri sledovaní strediska. V tomto prípade však zadávame sledovanie zakázky.
Aut.hodnota ZAKÁZKY - Podobne ako pri sledovaní strediska. V tomto prípade však zadávame sledovanie zakázky.
Sled. KÓDU KLIENTA - Podobne ako pri sledovaní strediska. V tomto prípade však zadávame sledovanie kódu klienta.
Aut.hodnota KÓDU KL. - Podobne ako pri sledovaní strediska. V tomto prípade však zadávame sledovanie kódu klienta.

Pre lepšie pochopenie zápisu účtov uvádzame ako príklad časť účtovej osnovy :