Úvod

Toto je najdôležitejší modul z hľadiska vedenia účtovníctva. Sem sa automaticky prenášajú údaje z modulov Sklad a Faktúry. Ďalej sem musíme zapísať účtovné prípady, ktoré v týchto dvoch moduloch nie je možné zaúčtovať, napr. bankové doklady, pokladničné doklady, interné doklady zúčtovania miezd, odpisov, leasingov a iné.

Základom evidencie účtovníctva je Denník účtov. Nachádzajú sa v ňom všetky účtovné operácie firmy súvisiace s už zaevidovanými dokladmi. V prípade, že zaúčtujeme v tomto module operáciu súvisiacu s inou evidenciou, potom program navrhne automaticky správny zápis aj v súvisiacej agende ( napr. úhrada odberateľskej faktúry sa hneď zapíše aj do knihy vyšlých faktúr).

Z údajov v denníku účtov (ktoré sa sem automaticky zapisujú aj z iných agiend alebo priamym zadávaním účtovných operácií do denníka účtov) program vytvorí "účtovné zostavy", ktoré sú potrebné pre správne zdokumentovanie účtovania firmy. Tieto zostavy spľňajú požiadavky zákona o účtovníctve. Spravidla sa vypisujú na konci každého mesiaca po zaúčtovaní všetkých dokladov v ňom vystavených. Tieto zostavy poskytujú okrem iného prehľad o stavoch na jednotlivých účtoch, o účtovných operáciách na nich a dokladoch ktoré v danom období boli zúčtované. Ďalej sú tu vytvárané štandardné zostavy súvahy, výsledovky a cash-flow.

Program umožňuje uzavrieť účtovanie po mesiacoch, spravidla po odkontrolovaní obratov a stavov účtov. V prípade, že neskôr nájdeme nezúčtovaný doklad z už uzavretého mesiaca, potom sa môžeme programom vrátiť späť a doúčtovať to. Túto možnosť vrátenia sa späť do už uzavretého mesiaca nechápte ako nedodržania všeobecne platných zásad účtovania, ale ako jednu z možností ochrany účtovníka. Táto možnosť je zvlášť vhodná pre sieťové verzie tohto programu. Ak sa vo veľkých firmách hlavná účtovníčka ubezpečí o správnom zúčtovaní za posledný mesiac a zistí len nezúčtovanie istého malého počtu dokladov, ktoré dostane k zúčtovaniu až o niekoľko dní ( napr. ich má riaditeľ firmy, ktorý je toho času na služobnej ceste ), potom radšej uzavrie dočasne posledný mesiac. To preto, aby jej podriadené účtovníčky nezúčtovali omylom niektoré doklady nasledujúceho mesiaca.
V prípade omylu, program na to upozorní a kontrolnými programami je to signalizované dovtedy, kým sa chybné zúčtovanie neopraví. Takto sa medzi už odkontrolované doklady nedostanú chybné zúčtovania, čo pri veľkom množstve dokladov je veľkou výhodou. Po doručení chýbajúcich dokladov sa hlavná účtovníčka vráti späť do už uzavretého mesiaca (po predchádzajucej kontrole, či jej tam niektoré kolegyne nenaúčtovali nesprávne doklady), doúčtuje dodané doklady starého mesiaca a rýchlo ho uzavrie kvôli zablokovaniu možnosti nedovoleného zúčtovania do odkontrolovaného obdobia.

Zostavy za uzavreté obdobie môžeme vytlačiť aj so spätnou platnosťou, nielen pred mesačnou uzávierkou. Preto v prípade straty zostáv si ich môžeme kedykoľvek vytlačiť. Všetky vypisované obraty v zostavách sú prehľadné, lebo hodnota obratu je za každým číselným radom oddelená čiarkou. Takto sa zostava stáva prehľadnejšou a pri prípadnom hľadaní chýb sa ľahšie orientujeme pri hodnotách obratu. Napríklad hodnota 15761911.35 sa v zostave zobrazi v čitateľnejšom tvare 15,761,911.35.

Pred ročnou uzávierkou program umožňuje po poslednom zúčtovaní odvodu dane automatické zúčtovanie účtov 701 a 702. Takto nám program pripraví jednoduchý prechod na nový rok. Preto program dokonca umožňuje súčasné vedenie nového roka spolu s ešte celkom neuzavretým starým rokom. Je to výhoda hlavne vtedy, ak už v januári a februári potrebujeme vedieť ako sa darí firme, prípadne pre vystavovanie podkladov banke, ktorá sleduje hospodárenie firmy.
Okrem evidencie účtovníctva ku ktorej patrí Účtový rozvrh a Denník účtov sa tu nachádza evidencia Dane z pridanej hodnoty.

Sú dve metódy vedenia účtovníctva programom. Prvá metóda, tzv. účtovanie v dávke, spočíva v tom, že zadávané (účtované) doklady sa najprv zapíšu do tzv. dávky, t.j. mimo účtovnú evidenciu. Užívateľ má tak možnosť ešte pred ich zaevidovaním do účtovníctva prekontrolovať všetky doklady a až po ubezpečení sa o správnom zadaní ich zaradí príkazom Spracovanie dávky do príslušných evidencií. Program HERKULES túto metódu nepoužíva, ale využíva priame účtovanie. T.j. každá zadaná účtovná operácia je okamžite zapísaná do všetkých súvisiacich evidencií. Takto je okamžitý prehľad o účtovnom stave firmy. Pritom v prípade chyby a jej korektnej opravy v príslušnej evidencii program automaticky zabezpečí opravu vo všetkých súvisiacich agendách. Ak napríklad zistíme zlé zúčtovanie došlej faktúry a pôjdeme zúčtovanie opraviť do Knihy došlých faktúr, potom program automaticky ponúkne vykonanie zadanej opravy aj vo všetkých súvisiacich agendách : Sklad, Príjemky na sklad, Účtovníctvo, DPH.