Automatické párovanie platieb z bankového výpisu

Párovanie je príprava položky na bankovom výpise ( zapísanej v evidencii Transakcie na bankových účtoch ) na jej korektne zúčtovanie ( v prípade potreby aj ďalšie súvisiace účtovné operácie ). Je to prepojenie údajov z bankového výpisu na účtovnú evidenciu. Každá spárovaná položka ma zápis v evidencii BSB, kde je zapísaný jej účtovný dopad pripadne aj iná súvisiaca evidencia ( pri úhrade faktúry ). V evidencii b ešte pred spárovaním bankového dokladu mame položky, ktoré sme posielali do banky na úhradu. Tieto sú už kompletne pripravene na svoje zúčtovanie. Čakajú len na potvrdenie svojej realizácie v banke. Preto pri prezeraní debetných položiek evidencie Transakcie na bankových účtoch sa program pozerá, čí takáto platba už nie je zaevidovaná v BSB. Ak ANO, potom v takejto položke evidencie BSB sa aktualizujú dve premenne:
- Dat.Sparovania dátumom realizácie platby
- Bank.vypis číslom bankového výpisu ktorým je potvrdená požadovaná platba.

V evidencii Transakcie na bankových účtoch sa položka označí za spárovanú tým, pre do premennej Spracovaná program uvedie dátum zrealizovania sparovania.

Ak je v evidencii Transakcie na bankových účtoch položka s debetnou platbou, ktorá nie je evidovaná v BSB, potom sme ju museli požadovať v banke mimo tohoto programu. V takom prípade skúsi program vyhľadať ( na základe Variabilného symbolu uvedeného na bankovom výpise, uhrádzanej čiastky a ďalších kritérií ) v Knihe faktúr neuhradenú faktúru, ktorá zodpovedá údajom uvedeným pri debetnej položke v evidencii Transakcie na bankových účtoch. Ak sa mu to podarí, potom po našom odsúhlasení návrhu párovania vytvorí v evidencii BSB novu položku, kde uvedie všetky údaje z bankového výpisu, údaje pre jednoznačné sparovanie s Knihou faktúr a pripraví jej korektne zúčtovanie. Pri debetnej platbe s evidovaným Konštantným symbolom ktorý ma zadefinovane automatické zúčtovanie ,pridá novu položku do evidencie BSB, kde zapíše jej korektne rozúčtovanie. Podobne postupuje aj pri kreditných platbách.

Nie všetky položky v evidencii Transakcie na bankových účtoch sa však dajú automaticky spárovať, t.j.. pripraviť ich jednoznačné zúčtovanie pre prípad ich prenosu do účtovnej evidencie. Ide však spravidla o veľké percento úspešnosti ( hlavne u debetných platieb ), ktoré náš oslobodí od zdĺhavého účtovania priamo v DENNIKU UCTOV.

V ideálnom prípade po sto percentnej úspešnosti sparovania, by sa obraty všetkých položiek v evidencii Transakcie na bankových účtoch rovnali obratom v evidencii BSB (slúžiacej pre evidenciu ich správneho zúčtovania a prepojenia na iné evidencie ).

Po výbere tejto voľby nám program ponúkne zoznam výpisov s položkami čakajúcimi na sparovanie. Vyberieme ten výpis, ktorého položky chceme automaticky párovať a stlačíme klávesu ENTER. Program vojde do evidencie Transakcie na bankových účtoch a vyberie všetky nesparovane položky určeného bankového účtu za určený deň. Ak bola položka bankového výpisu už spárovaná, potom ma v premennej Spracovaná uvedený dátum jej vykonania a program sa ju nesnaží spárovať. O svojej úspešnosti párovania pripraví protokol.

Protokol je rozdelený na tri základné časti:
A. Debetne položky a možnosť ich automatického sparovania
A.1. Súpis debetných úhrad došlých faktúr, ktoré sme posielali do banky a ktoré boli realizovane podľa našich pokynov.
A.2. Zoznam debetných platieb, ktoré sa dajú automaticky zúčtovať na základe Konštantného symbolu, lebo v ich číselníku je pri každom uvedený:
- nastavenie automatického zúčtovania
- text účtovnej operácie
- protiúčet k banke
- strana protiúčtu
Je preto dôležité si správne nastaviť hodnoty v číselníku Konštantné symboly.
A.3. Zoznam debetných platieb, ktoré boli realizovane napriek tomu že ich nemáme zaevidovane v BSB, t.j.. ich úhradu sme žiadali mimo tejto evidencie.
A.4. Zoznam debetných platieb v BSB, ktoré sme požadovali zaplatiť v určený deň a pritom sa na bankovom výpise neobjavili.
A.5. Celkový debetný obrat párovaný za určený deň. Musí sa rovnať údajom na oficiálnom bankovom výpise.
B. Súpis priebehu párovania kreditných platieb
B.1. Súpis úhrad vyšlých faktúr, ktoré sa dajú automaticky identifikovať v knihe faktúr.
B.2. Zoznam kreditných platieb, ktoré sa dajú automaticky zúčtovať na základe Konštantného symbolu
B.3. Zoznam kreditných platieb, ktoré sa nedajú automaticky spárovať
B.4. Celkový kreditný obrat párovaný za určený deň. Musí sa rovnať údajom na oficiálnom bankovom výpise.
C. Súpis iných chyb párovania
napr. Zoznam neevidovaných konštantných symbolov používaných na bankovom výpise.

Protokol o úspešnosti automatického párovania si prezrieme a po zvážení jeho výsledkov ich môžeme aj realizovať. Položky ktoré program nevedel automaticky spárovať môžeme neskôr párovať ručne, alebo odstrániť v protokole hlásené nedostatky. Zaevidovane sparovanie však vieme aj neskôr zrušiť celé, alebo len jednotlivo.