Modul BSB - bezdokladvý styk s bankou

V prvom rade odosielame do banky tzv. Hromadne príkazy k úhrade. Zväčša v nich ide o úhrady došlých faktúr. Neuhradene faktúry sú v programe evidovane v zozname saldo-konta. Modul BSB nám ponuka možnosť jednoducho vybrať z tohoto zoznamu - saldo-konta tú faktúru, ktorú sme sa rozhodli dodávateľovi uhradiť. Pri výbere však musíme určiť aj údaje pre správne vyplnenie Hromadného príkazu k úhrade: číslo bankového účtu klienta, konštantný symbol, variabilný symbol, špecifický symbol, uhrádzanú čiastku a dátum splatnosti úhrady. Tieto údaje spolu s údajmi o jednoznačnej identifikácii uhrádzanej faktúry v Knihe došlých faktúr si program zapíše. Tento zápis je uložený v základnej evidencii tohoto modulu - evidencie BSB. Takýchto zápisov - úhrad máme zvyčajne za jeden deň viac. Po ukončení výberu faktúr na úhradu mame v evidencii BSB ich zoznam - ZOZNAM DEBETNYCH PLATIEB. Tento vieme vytlačiť v podobe Hromadného príkazu k úhrade, alebo vygenerovať v tvare potrebnom pre ich odoslanie cez tzv. HOME BANKING, prenos
údajov medzi firmou a bankou cez telefón - modem.

V nasledujúcich dňoch obdržíme z banky výpis, na ktorom sú uvedene skutočné realizovane DEBETNE platby spolu s platbami došlými na náš účet, t.j. KREDITNÉ platby. Pri klasickom postupe zaevidujeme platby uvedené v bankovom výpise do účtovníctva cez ich priame účtovanie v DENNÍKU ÚČTOV. Tu pri zúčtovaní úhrady vykonávame zároveň aj zápis do knihy faktúr tak, aby uhrádzaná faktúra už nefigurovala v zozname saldo-konta.

Modul BSB však umožňuje podstatne jednoduchší a rýchlejší spôsob zaevidovania úhrady došlej faktúry do účtovnej evidencie. Už pri výbere faktúry na úhradu zo zoznamu saldo-konta si program v evidencii BSB uložil aj údaje k jej rýchlemu opätovnému vyhľadaniu v knihe došlých faktúr. Preto každú realizovanú úhradu faktúry, uvedenú na bankovom výpise, označíme aj v evidencii BSB ako realizovanú. Po označení platieb v evidencii BSB, ktoré boli skutočné realizovane spustíme program, ktorý takto označené platby automaticky komplexne a správne zúčtuje a zároveň ich aj zapíše k príslušným faktúram v knihe došlých faktúr. V Slovenskej verzii programu pri úhrade došlej faktúry s nárokom na zaradenie jej DPH do hlásenia to program samozrejme vykoná a preúčtuje.

Pomocou programu vyberieme požadované platby z účtovnej evidencie tak, aby obsahovali všetky údaje vyžadované bankou. Pritom si odpamätáme miesto, odkiaľ táto požiadavka z účtovnej evidencie vyšla a spôsob jej zúčtovania v prípade jej realizácie. To všetko si odpamätáme pri každej úhrade do jedinej položky v evidencii BSB. Táto potom eviduje o debetnej úhrade informácie potrebné pre banku a zároveň aj jej dopad v účtovníctve:
- údaje pre banku: Bankový účet príjemcu, VS, KS, SS, Obrat, Dátum vykonania úhrady.
- údaje pre účtovníctvo: číslo uhrádzanej faktúry, návrh zúčtovania úhrady

HOME BANKINGom denne dostávame z banky informácie o pohyboch peňazí na našich účtoch. Ide o bankové výpisy, ktoré vieme preniesť do programu HERKULES. Zapisujeme ich do evidencie Transakcie na bankových účtoch v module BSB. Každú transakciu na bankovom učte, jeden riadok na bankovom výpise, musíme správne zaznamenať aj do účtovnej evidencie. Nedá sa to však len tak jednoducho vykonať. Preto potrebujeme evidenciu BSB, aby nám zabezpečila prepojenie medzi evidenciou Transakcie na bankových účtoch a účtovnou evidenciou.

Ku každej novej transakcii na bankovom učte musíme zapísať jej spôsob zaevidovania v účtovnej evidencii - jej zúčtovanie. Okrem zúčtovania ešte musíme uviesť, čí ide o úhradu došlej alebo vyšlej faktúry. Ak ide o úhradu faktúry, potom musíme zadať údaje pre jej rýchle a jednoznačné vyhľadanie v knihe faktúr. Všetky tieto údaje sa ku každej transakcii ukladajú v evidencii BSB a takáto činnosť sa nazýva párovanie. Každá položka na bankovom výpise je v evidencii Transakcie na bankových účtoch jednoznačné určená číslom bankového výpisu a jej poradím na výpise. Svoj spôsob zúčtovania ma zapísaný v evidencii BSB na položke s rovnakým číslom bankového výpisu a poradím na výpise. Po schválení pripravených návrhov na zúčtovanie transakcii môžeme tieto realizovať. Príjem údajov z banky a ich ďalšie spracovanie sa dá zhrnúť do troch bodov:
1. Načítať transakcie cez HOME BANKING z banky - zápisy do evidencie Transakcie na bankových účtoch
2. Navrhnúť zúčtovanie každej transakcie - zápisy do evidencie BSB
3. Zrealizovať navrhnute zúčtovanie transakcie - zápisy do účtovnej evidencie

Postup pri DEBETNYCH platbách:
Program vyhľadá v evidencii BSB položku, ktorá má rovnaké bankové údaje, t.j. Bankový účet príjemcu, VS, KS, SS a Obrat, a bola podkladom pri tvorbe súboru exportovaného do HOME BANKINGu s požiadavkami na úhradu. Takáto položka v evidencii BSB obsahuje už aj zúčtovanie realizovanej platby a nemusíme ju pripravovať. Program označí položku v evidencii Transakcie na bankových účtoch aj v evidencii BSB za spárovanú a pripravenú na komplexne zúčtovanie.

Postup pri KREDITNYCH platbách:
Pre každú takúto položku v evidencii Transakcie na bankových účtoch sa program pokúsi na základe údajov na bankovom výpise, t.j. Bankový účet príjemcu, VS, KS, SS a Obrat, vyhľadať v knihe faktúr vyšlú faktúru, ktorá ňou bola uhrádzaná. Ak nájde takúto faktúru, potom zapíše novu položku do evidencie BSB, kde uvedie o faktúre údaje pre jej rýchle a jednoznačné vyhľadanie v knihe faktúr a zároveň jej spôsob zúčtovania. Obe položky sa označia ako sparovane.

Nie všetky položky v evidencii Transakcie na bankových účtoch sa dajú programom automaticky spárovať. Preto po vykonaní automatického spárovania zostanú nevypárované transakcie. Ide napríklad o čiastočné úhrady faktúr, čí iné neštandardné platby. Tieto nám program umožní párovať ručne, t.j. prechádzame každú nespárovanú položku v evidencii Transakcie na bankových účtoch a určujeme individuálne spôsob jej zúčtovania, v prípade úhrady faktúry určíme jej číslo. Program pritom ponúka všetky svoje možnosti tak, aby toto párovanie bolo čo najjednoduchšie a najrýchlejšie.

V prípade, že až po zaevidovaní párovania zistíme jeho nekorektnosť, program nám ho umožní jednoducho zrušiť a opäť správne zadať.

Spárované položky v evidencii Transakcie na bankových účtoch s navrhnutým zúčtovaním v evidencii BSB potom hromadne zúčtujeme. V prípade neskoršieho zistenia zlého zúčtovania bankovej transakcie vieme toto zúčtovanie jednoducho zrušiť a po správnom spárovaní opäť zaúčtovať.

Svoj veľký význam tu majú aj číselníky. Preto by sme si mali najprv ozrejmiť ich úlohu v module BSB, aby sme ich pri bežnej práci vedeli správne nastaviť a využiť.

Po spustení modulu nám program ponúka následovné činnosti: