Počiatočné stavy - účtovníctvo

Toto je veľmi dôležitý modul a používa sa výhradne pri nábehu účtovania programom HERKULES. Preto sa pracuje s touto čaťou programu spravidla iba raz. Nepracuje sa napríklad s touto časťou programu po ročnej uzávierke, pretože počiatočné stavy v novom roku sú nasadzované do evidencie Účtovníctva cez účtovné operácie s účtami 701. Táto časť programu je zoznamom účtov s ich počiatočným stavom, prípadne obratmi k istému dátumu. Je tu určený :
- účet, ktorému zadané údaje patria
- zostatok na strane MÁ DAŤ, resp. DAL k určenému dátumu
- dátum ku ktorému zadané údaje platia
- kumulované obraty od začiatku roka na zadanom účte

Po zakúpení programu HERKULES sa môžeme nachádzať v dvoch situáciách:
1. Začíname s účtovaním novej firmy, t.j. nemáme žiadne počiatočné stavy, alebo začíname účtovanie od začiatku roka.
2. Používa sa len v špeciálnom prípade, keď sme si program kúpili až počas účtovného roka, a nechceme ešte raz účtovať všetky operácie od začiatku roka. Pritom chceme mať v hlavnej knihe aj kumulatívne obraty za toto obdobie.

V prvom prípade do tejto evidencie zapíšeme iba jeden účet (najčastejšie je to účet pokladne 211) s dátumom počiatku prvého účtovania a so všetkými nulovými obratmi na jednotlivých položkách. Potom dáme príkaz k nastaveniu počiatočných stavov. Takto dostaneme "nulovú" Hlavnú knihu a program nastaví ako aktuálny mesiac účtovania mesiac a rok uvedený v dátume jedinej položky tejto evidencie, ktorý vyjadruje dátum začatia účtovania vo firme.
TO ISTÉ VYKONÁME AJ V TOM PRÍPADE, AK SME PROGRAM ZAKÚPILI UŽ V PRIEBEHU ROKA, ALE CELÚ EVIDENCIU ÚČTOVNÍCTVA BUDEME ZADÁVAŤ A SLEDOVAŤ OD ZAČIATKU ROKA V TOMTO PROGRAME. Aj v tejto situácií zadáme iba jednu nulovú položku jedného z evidovaných účtov s dátum 1. januára príslušného roka. Po spustení nastavenia počiatočných stavov (budú nulové) zadáme priamym účtovaním v Denníku účtov počiatočné stavy príslušného roka podľa záverečnej Súvahy predchádzajúceho roka cez účty 701. Nastavením "nulových" počiatočných stavov program nastaví aktuálny mesiac spracovania na JANUÁR určeného roka a už popísaným zadaním účtovných operácií počiatočného stavu zo záverečnej Súvahy predchádzajúceho roka cez účty "701" v Denníku účtov ako interný doklad. Takto si pripravíme program pre nastávajúce účtovanie operácií, ktoré vznikli pri činnosti firmy v priebehu dalšieho obdobia. Nikdy sa k tejto časti programu už nebudeme vracať. Kontrolou, či sme dobre vykonali počiatočné nastavenie programu, by malo byť to, že pri vstupe do modulu Účtovníctvo by sa malo v pravom hornom rohu objaviť mesiac a rok, ku ktorému sme chceli otvoriť Účtovníctvo. Ďalšou kontrolou by mal byť výpis Hlavnej knihy. Vo vytvorenej zostave by v jej hlavičke mal byť žiadaný mesiac a rok a celkové počiatočné stavy a obraty by mali byť nulové. V prípade že zistíme chyby v nastavení počiatočných stavov, môžeme sa sem vrátiť a nastaviť ich podľa požiadaviek dovtedy, kým nebudú spĺňať naše požiadavky. Nemusíme sa báť viacnásobného spúšťania tejto časti programu. Nemá vplyv na trebárs už naúčtované operácie v Denníku účtov. Je to len nastavenie istých súborov "na pozadí", ktoré sa používajú pre správne vytváranie účtovných zostáv. Túto časť programu však nesmieme používať už v priebehu roka, po vykonaní niekoľkých mesačných uzávierok.

V druhom prípade prejdeme účet po účte a každý z nich zapíšeme samostane do tejto evidencie. Tu ku každému účtu okrem jeho označenia a dátumu platnosti uvádzame jeho počiatočný stav, kumulované účty od začiatku roka na strane MÁ DAŤ aj na strane DAL. Po zadaní všetkých účtov, na ktorých bol počiatočný stav, prípadne obraty v priebehu predchádzajúceho obdobia vyvoláme voľbu Nastavenie počiatočných stavov. Výsledkom by malo byť nastavenie aktuálneho mesiaca na mesiac a rok uvedený pri zadávaných počiatočných stavoch účtov. Ďalej výpis Hlavnej knihy by mal v stĺpcoch jednotlivých účtov obsahovať ich zadané počiatočné stavy, v kolónke kumulovaných obratov kumulované obraty vykonané a evidované v inej doteraz používanej evidencii. Ak z výpisu Hlavnej knihy zistíme , že sme sa pomýlili, môžeme túto evidenciu pomocou klávesy F3 opravovať, prípadne dopĺňať klávesou F5 tak, aby sme dostali rovnakú hlavnú knihu ako v predchádzajúcej evidencii.

Položky databanky Počiatočné stavy :
(môžeme ich vidieť v OKNE po stlačení F4)


Dátum platnosti - dátum počiatku účtovania s programom HERKULES. Tento dátum musí byť pre všetky účty rovnaký. Mesiac, ktorý tu zadáme, bude po vykonaní voľby Nasadenie počiatočných stavov braný za aktuálny účtovný mesiac. Teda tu uvádzame dátum, od ktorého zadané hodnoty platia.
Zákazka - môžeme zadať rôzne počiatočné stavy pre jeden účet a rôzne zákazky.
Označenie účtu - číslo účtu podľa účtovnej osnovy
Kľúč - ak je účet členený, musíme zadať počiatočný stav osobitne pre tento účet za každý kľúč (napr. stredisko) zvlášť.

Nasledujúce položky:
Počiatočný stav MÁ DAŤ - Je to počiatočný stav príslušného účtu, k danému dátumu na strane Má Dať.
Kumulované obraty MÁ DAŤ - Ak chceme sledovať účtovanie programom HERKULES iba od istého dátumu v priebehu roka, tak sem zapíšeme sumu mesačných obratov od začiatku roka. Pri výpise Hlavnej knihy bude rozlíšený počiatočný stav na začiatku roka a suma mesačných obratov až do mesiaca spracovania. Pri účtovaní od začiatku roka, alebo pri úplne novej firme zadáme tejto položke nulovú hodnotu.

Nasledujúce položky majú presne rovnakú funkciu pre zapísanie počiatočných stavov na strane DAL :
Počiatočný stav DAL, Kumulované obraty DAL

Zobrazené údaje nie je možné triediť klávesou F2.

Menu "Práca s databankou" nám ponúka tieto možnosti :