Počiatočné stavy - účtovníctvo

Toto je veľmi dôležitý modul a používa sa výhradne pri nábehu účtovania programom HERKULES. Preto sa pracuje s touto čaťou programu spravidla iba raz. Nepracuje sa napríklad s touto časťou programu po ročnej uzávierke, pretože počiatočné stavy v novom roku sú nasadzované do evidencie Účtovníctva cez účtovné operácie s účtami 701. Táto časť programu je zoznamom účtov s ich počiatočným stavom, prípadne obratmi k istému dátumu. Je tu určený :
- účet, ktorému zadané údaje patria
- zostatok na strane MÁ DAŤ, resp. DAL k určenému dátumu
- dátum ku ktorému zadané údaje platia
- kumulované obraty od začiatku roka na zadanom účte

Po zakúpení programu HERKULES sa môžeme nachádzať v dvoch situáciách:
1. Začíname s účtovaním novej firmy, t.j. nemáme žiadne počiatočné stavy, alebo začíname účtovanie od začiatku roka.
2. Používa sa len v špeciálnom prípade, keď sme si program kúpili až počas účtovného roka, a nechceme ešte raz účtovať všetky operácie od začiatku roka. Pritom chceme mať v hlavnej knihe aj kumulatívne obraty za toto obdobie.

V prvom prípade do tejto evidencie zapíšeme iba jeden účet (najčastejšie je to účet pokladne 211) s dátumom počiatku prvého účtovania a so všetkými nulovými obratmi na jednotlivých položkách. Potom dáme príkaz k nastaveniu počiatočných stavov. Takto dostaneme "nulovú" Hlavnú knihu a program nastaví ako aktuálny mesiac účtovania mesiac a rok uvedený v dátume jedinej položky tejto evidencie, ktorý vyjadruje dátum začatia účtovania vo firme.
TO ISTÉ VYKONÁME AJ V TOM PRÍPADE, AK SME PROGRAM ZAKÚPILI UŽ V PRIEBEHU ROKA, ALE CELÚ EVIDENCIU ÚČTOVNÍCTVA BUDEME ZADÁVAŤ A SLEDOVAŤ OD ZAČIATKU ROKA V TOMTO PROGRAME. Aj v tejto situácií zadáme iba jednu nulovú položku jedného z evidovaných účtov s dátum 1. januára príslušného roka. Po spustení nastavenia počiatočných stavov (budú nulové) zadáme priamym účtovaním v Denníku účtov počiatočné stavy príslušného roka podľa záverečnej Súvahy predchádzajúceho roka cez účty 701. Nastavením "nulových" počiatočných stavov program nastaví aktuálny mesiac spracovania na JANUÁR určeného roka a už popísaným zadaním účtovných operácií počiatočného stavu zo záverečnej Súvahy predchádzajúceho roka cez účty "701" v Denníku účtov ako interný doklad. Takto si pripravíme program pre nastávajúce účtovanie operácií, ktoré vznikli pri činnosti firmy v priebehu dalšieho obdobia. Nikdy sa k tejto časti programu už nebudeme vracať. Kontrolou, či sme dobre vykonali počiatočné nastavenie programu, by malo byť to, že pri vstupe do modulu Účtovníctvo by sa malo v pravom hornom rohu objaviť mesiac a rok, ku ktorému sme chceli otvoriť Účtovníctvo. Ďalšou kontrolou by mal byť výpis Hlavnej knihy. Vo vytvorenej zostave by v jej hlavičke mal byť žiadaný mesiac a rok a celkové počiatočné stavy a obraty by mali byť nulové. V prípade že zistíme chyby v nastavení počiatočných stavov, môžeme sa sem vrátiť a nastaviť ich podľa požiadaviek dovtedy, kým nebudú spĺňať naše požiadavky. Nemusíme sa báť viacnásobného spúšťania tejto časti programu. Nemá vplyv na trebárs už naúčtované operácie v Denníku účtov. Je to len nastavenie istých súborov "na pozadí", ktoré sa používajú pre správne vytváranie účtovných zostáv. Túto časť programu však nesmieme používať už v priebehu roka, po vykonaní niekoľkých mesačných uzávierok.

V druhom prípade prejdeme účet po účte a každý z nich zapíšeme samostane do tejto evidencie. Tu ku každému účtu okrem jeho označenia a dátumu platnosti uvádzame jeho počiatočný stav, kumulované účty od začiatku roka na strane MÁ DAŤ aj na strane DAL. Po zadaní všetkých účtov, na ktorých bol počiatočný stav, prípadne obraty v priebehu predchádzajúceho obdobia vyvoláme voľbu Nastavenie počiatočných stavov. Výsledkom by malo byť nastavenie aktuálneho mesiaca na mesiac a rok uvedený pri zadávaných počiatočných stavoch účtov. Ďalej výpis Hlavnej knihy by mal v stĺpcoch jednotlivých účtov obsahovať ich zadané počiatočné stavy, v kolónke kumulovaných obratov kumulované obraty vykonané a evidované v inej doteraz používanej evidencii. Ak z výpisu Hlavnej knihy zistíme , že sme sa pomýlili, môžeme túto evidenciu pomocou klávesy F3 opravovať, prípadne dopĺňať klávesou F5 tak, aby sme dostali rovnakú hlavnú knihu ako v predchádzajúcej evidencii.

Položky databanky Počiatočné stavy :
(môžeme ich vidieť v OKNE po stlačení F4)