Účtový rozvrh

Je to číselník účtovníctva, ktorý obsahuje zoznam všetkých používaných účtov s niektorými doplnkovými informáciami. Účtový rozvrh je základom, z ktorého si program vyberá potrebné účty. Preto je potrebné, aby pred začatím práce s programom si každý úžívateľ vypracoval vlastný účtový rozvrh.

Aby sme si po inštalácii mohli program HERKULES vyskúšať, je s jeho inštaláciou dodaný ukážkový účtovný rozvrh. TENTO ROZVRH NEZODPOVEDÁ POŽIADAVKAM ZÁKONA O ÚČTOVNÍCTVE A UŽÍVATEĽ SI MUSÍ ZADAŤ PRED POUŽÍVANÍM PROGRAMU SVOJ VLASTNÝ ÚČTOVNÝ ROZVRH. So zmenou účtovného rozvrhu musíme zmeniť aj Prepojovacie účty, kde sú zadefinované zúčtovania základných účtovných operácií používané programom pre automatické zúčtovanie v jednotlivých agendách. Bližší popis významu a používania prepojovacích účtov je v kapitole Nastavenie prepojovacích účtov.
Ak máme už dopredu vypracovaný vlastný rozvrh, je asi účelnejšie vymazať celý inštalovaný rozvrh, postupom z kapitoly Práca s oknom - Inicializácia databanky, a napísať si celý vlastný rozvrh.

Položky databanky Účtová osnova:

Označenie účtu - číslo účtu. Môže to byť číslo triedy, číslo skupiny, syntetický účet alebo účet s kompletnou analytikou na 6 číslic.
Názov účtu - slovný popis účtu
Kód otvorenia - číslo, ktoré označuje používanie, či význam účtu. Môžu tu byť len tieto 3 čísla:
číslo 9 - Tak označujeme účty, ktoré sú len informačné napr. názov triedy účtov apod. Na takto označené účty v programe nemôžeme účtovať. Sú to v podstate texty, ktoré sa používajú v účtovných zostavách určených hlavne pre vedúcich pracovníkov, ktorým čísla účtov nič nehovoria a potrebujú k nim vysvetľujúci text (napr. 221-100 - Bankový účet vo Všeobecnej úverovej banke). Toto označenie budú mať syntetické účty, ktoré sa pri účtovaní nepoužívajú, ale ako vysvetľujúci text v účtovných zostavách pri medzisúčtoch za syntetický účet alebo triedu.
POZOR !!! Často sa stáva, že zákazníci v tejto časti označia syntetickú časť účtu ako používanú, t.j. nedajú jej kód 9, a potom pri zostave Súvaha nemajú predpokladané hodnoty v jednotlivých riadkoch. Je to preto, že program považuje takto označený účet za aktívny, t,j, účet ktorý sa používa pre priame účtovanie v Denníku účtov. Preto ak sa uvedie v zostave Súvaha, neberie sa iba ako syntetická časť účtu, ale ako konkrétne používaný účet. Keďže sa pre priame účtovanie tento účet nepoužíva, len sme sa pomýlili v označení syntetickej časti účtu tým, že sme ho neoznačili kódom 9, budeme mať v zostave Súvaha v takto označenom riadku hodnotu nula.
číslo 0 - Toto je najbežnejšie používané označenie účtu. Označujeme ním účty na ktoré sa účtuje a nie sú už nijako členené. Členie znamená, že okrem účtu a hodnoty obratu na ňom sa ešte musí k účtovnej operácií pridať ďalší údaj spresňujúci charakter účtovného prípadu.
číslo 1 - Takto označený účet je členený do jednej úrovne, tj. pri účtovaní na tento účet budeme musieť pridať ďalšiu informáciu bližšie určujúcu pôvod účtovnej operácie. Napr. pri účtovaní nákladov určíme aj stredisko, ku ktorému tento náklad patrí a pri mesačnom spracovaní dostaneme vo Výsledovke rozpísané náklady pre každé stredisko osobitne.

Podľa čoho je vlastne účet členený nám hovorí položka Kľúč 1.
Kľúč 1 - Ak účet nie je členený, tj. má Kód otvorenia 0 alebo 9, tak tu vpíšeme 0, alebo stačí nezapísať nič do ponúknutej kolónky. Ak je účet členený, potom je to spravidla podľa strediska. PRETO SEM, V PRÍPADE ČLENENIA ÚČTU PODĽA STREDÍSK, DÁME HODNOTU "1". Pri tomto účte budeme musieť pri účtovaní bezpodmienečne uvádzať aj číslo strediska, ktorému účtovný doklad patrí.
Kľúč 2 - v programe HERKULES verzia 1.5 sa nepoužíva. Mohol by byť použitý ak by sme účty členili do dvoch úrovní. Napr. účet nákladov by bol členený podľa stredísk a v rámci každého strediska ešte podľa osôb.
Typ účtu - môže mať štyri hodnoty :
" ": účet nie je špeciálne sledovaný.
"A": účet bude sledovaný v evidencii Vyšlé faktúry ako aktívny účet, t.j. operácie so stranou MÁ DAŤ sa budú evidovať ako príjem na účet a operácie so stranou účtu DAL sa budú evidovať ako výdaje z účtu.
"P": účet bude sledovaný v evidencii Došlé faktúry ako pasívny účet, t.j. operácie so stranou DAL sa budú evidovať ako príjem na účet a operácie so stranou účtu MÁ DAŤ sa budú evidovať ako výdaje z účtu.
"D": toto označenie bude iba pri účtoch podieľajúcich sa na hospodárskom výsledku. Ak bude takýto účet označený znakom "D", potom bude jeho obrat na konci roka pripočítateľnou položkou k hospodárskemu výsledku. To znamená, že čo ak len jeden účet bude takto označený, potom Výsledovka podľa stredísk nachádzajúca sa medzi základnými účtovnými zostavami (popísanými v kapitole Mesačné spracovanie) bude v závere obsahovať ako účtovný hospodársky výsledok, tak aj daňový hospodársky výsledok.

Pre lepšie pochopenie zápisu účtov uvádzame ako príklad časť účtovej osnovy :