Došlé faktúry

Táto evidencia je v podstate KNIHA FAKTÚR, kde sa sledujú všetky došlé faktúry. Sleduje sa v nich vývoj od ich zápisu až po ich úplnú úhradu. Pre túto evidenciu sa používa názov KNIHA DOŠLÝCH FAKTÚR, ale môžu viesť aj ostatné pasívne účty.

O tom aké účty sa vedú v tejto knihe je zaznamenané v číselníku Prepojovacie účty v položkách:
DOD_FAKT_Z, DOD_FAKZ_2, DOD_FAKZ_3,
DOD_FAKT_T, DOD_FAKT_2, DOD_FAKT_3.
Vidíme, že program je schopný viesť v tejto knihe šesť pasívných účtov. I keď v týchto položkách sú uvedené analytické účty ( kvôli kontrole na ich existenciu programom ), tak pri zápise do KNIHY DOŠLÝCH FAKTÚR program kontroluje iba SYNTETICKÝ ÚČET zapisovanej položky.
Všetky položky v Prepojovacích účtoch musia byť zadané, preto ak ste sa rozhodli viesť v tejto knihe iba účet "321", potom do všetkých položiek uveďte analytický účet "321". Na základe ich nastavenia potom program automaticky reaguje na nastavené účty a ponúka nám komplexné zaevidovanie zápisov nielen z KNIHY DOŠLÝCH FAKTÚR, ale aj z Denníka účtov, či evidencie Skladu.

Do tejto evidencie sa automaticky zapisujú aj všetky faktúry, ktoré sme zaevidovali pri zadávaní Príjemky, t.j. pri nákupe tovaru na faktúru. Ak chceme zaevidovať došlú faktúru, ktorá nesúvisí so skladom (napr. za poskytnuté služby), potom ju zapíšeme priamo do KNIHY DOŠLÝCH FAKTÚR. Urobíme to buď cez voľbu Pridanie v ponuke tejto evidencie, alebo priamo v pomocou klávesu F5. Každá faktúra tu nie je evidovaná jediným zápisom, ale je podrobne rozúčtovaná, aby neskôr bolo možné programom poskytnúť všetky podrobné informácie. Sú to vlastne kópie účtovných zápisov v Denníku účtov. Zaevidovanie a zúčtovanie došlej faktúry vykonávame spravidla priamo v KNIHE DOŠLÝCH FAKTÚR a nie ich zúčtovaním v Denníku účtov. Údajov potrebných pre kompletné zaevidovanie došlej faktúry je podstatne viac, ako pre zúčtovanie dokladu v Denníku účtov. Preto zaevidovanie novej došlej faktúry vykonávame postupnými zápismi účtovných operácií, zodpovedajúcimi položkám uvedeným na faktúre.
V Denníku účtov sa pri automatickom zúčtovaní pred číslo DOŠLEJ FAKTÚRY dopĺňa skupina znakov "DF".

Úhrady faktúr sa vykonávajú v Denníku účtov tak, ako všetky ostatné doklady netýkajúce sa skladového hospodárstva alebo došlé a výšlé faktúry. Program vie zistiť, či zadané zúčtovanie je úhradou faktúry. V takom prípade nás žiada číslo uhrádzanej faktúry. Po jej určení program zapíše uhradenú sumu do prvej "voľnej" kolónky úhrada v položkách určenej faktúry.
Úhrady nezapisujeme priamo do KNIHY DOŠLÝCH FAKTÚR, pretože ich program nevie automaticky zapísať aj do Denníka účtov, ako je to pri zápise faktúry. Výnimkou je len zadávanie počiatočného zoznamu faktúr tvoriacich saldo konto, s ktorým začíname viesť účtovníctvo. V takom prípade sa faktúry ani ich úhrady nezapisujú do Denníka účtov.

Program je schopný skontrolovať, či údaje účtov sledovaných v KNIHE DOŠLÝCH FAKTÚR sa zhodujú s údajmi v Denníku účtov a tak kontrolovať korektnú prácu počítačovej techniky, spoľahlivosť programu a korektnú prácu obsluhy.

Štruktúru knihy faktúr si môžeme rozdeliť do štyroch základných častí :
1. Informačná časť - číslo faktúry, odberateľ, dátumy, atď.
2. Účtovaná časť - obraty uvedené na faktúre
3. Časť úhrad - peňažné hodnoty odoslané odberateľom
4. Kurzové rozdiely - obraty účtované na základe úhrad

Databanka Došlé faktúry má tieto položky :
(môžeme ich vidieť v OKNE po stlačení F4)